До встречи! — МЕЖДУНАРОДНОЕ СОТРУДНИЧЕСТВО № 47 (2014) — ЕЖЕНЕДЕЛЬНАЯ ГАЗЕТА НАУЧНОГО СООБЩЕСТВА ПОИСК

До встречи! — МЕЖДУНАРОДНОЕ СОТРУДНИЧЕСТВО № 47 (2014) — ЕЖЕНЕДЕЛЬНАЯ ГАЗЕТА НАУЧНОГО СООБЩЕСТВА ПОИСК

Не станет ли нынешняя ситуация в экономике препятствием для организации конгрессов?

В неспокойные времена мы с огромной надеждой ждем международных мероприятий на высшем уровне, в ходе которых у лидеров стран появляется возможность пообщаться друг с другом с глазу на глаз, обсудить самые острые вопросы, найти приемлемые для всех способы выхода из конфликта. А как в науке? Не станет ли нынешняя ситуация в экономике препятствием для организации конгрессов, встреч ученых? На эти и другие вопросы в беседе с корреспондентом “Поиска” отвечает генеральный директор Международного агентства конгрессного обслуживания МАКО Светлана Плиева.

— Несмотря на то что в этом году некоторые крупные мероприятия, связанные с политическими аспектами, не состоялись, в научной среде такой тенденции нет, — говорит Светлана Плиева. — Ученые продолжают ездить, встречаться. Живое общение никто не отменял. Я бы сказала, что, напротив, кризисные моменты вызывают некоторый подъем в нашей отрасли. Например, в 2008 году, когда общемировые экономические трудности привели к сокращению финансирования различных программ, люди, как ни странно, выражали большой интерес к проведению профессиональных встреч, которые позволяли обменяться идеями, с глазу на глаз обсудить многие проблемы, наметить пути дальнейшего развития своей области.

— Сейчас падает курс рубля, наблюдается рост цен. Как с этим быть? Вашим клиентам наверняка приходится решать непростую дилемму: тратить или приберегать, проводить мероприятия с участием профессионалов индустрии встреч или брать дело в свои руки? Есть у вас для них какие-то “антикризисные” предложения?

— Любое мероприятие проводится на те средства, которые есть в распоряжении организаторов, и их бюджет никогда не выходит за рамки суммы, собранной за счет рекламы, спонсоров, грантов и взносов участников. Совместно с оргкомитетом мы всегда скрупулезно работаем над бюджетом, чтобы при любом финансировании провести мероприятие качественно, отбросив лишнее, но не упустив самого главного. Наши коллеги из научной среды при подготовке и организации конгресса своими силами, часто делают ошибки, так как не знают о новых тенденциях в нашей отрасли, значительно облегчающих работу по подготовке мероприятий.

— О чем идет речь?

— Технологии не стоят на месте. Сегодня существуют ИT-решения, позволяющие на качественно ином уровне и с меньшими временными затратами организовать встречу. Или другая проблема — в кризисное время сложно привлечь спонсоров, которые обеспечили бы бюджет. Как быть? Можно пригласить дополнительных участников, ведь это — дополнительные оргвзносы. Многие организаторы привыкли, что на их мероприятия ежегодно съезжаются не больше 100 человек, и даже не подозревают, что это число можно существенно увеличить, если правильно организовать поиск заинтересованных специалистов, своевременно их проинформировать. К примеру, фирмы, которые не могут выступить спонсорами, зачастую не прочь послать на конгресс своих делегатов и оплатить их взнос. Иногда при подготовке мероприятий организаторам приходится изыскивать даже малейшие возможности, чтобы сэкономить. И где они скрываются, подскажут профессионалы. А вот экономия на качестве, которое мы можем обеспечить, зачастую оказывается мнимой. Сегодня нельзя проводить мероприятия по старинке и не пользоваться теми новшествами, которые приходят в нашу отрасль. Мы годами отрабатываем многие нюансы в проведении и организации конгрессов: знаем, как оповестить участников, как вовремя собрать деньги, как правильно принять и разместить докладчиков и гостей. У нас вся система подготовки работает, как хорошо отлаженный механизм.

— А запустить новое мероприятие сейчас сложно?

— В последнее время к нам нередко обращаются за помощью в запуске новых проектов. Этому предшествует кропотливая работа. Мы составляем концепцию, разрабатываем бизнес-стратегию будущего мероприятия. Нам приходилось работать и над формированием успешной PR-деятельности организаций. Недавно к нам обратились коллеги из космической отрасли, попросив вывести их регулярное мероприятие на новую орбиту, и мы уже начали работать в этом направлении.

— Это серьезные клиенты. Почему они выбрали вас?

— Несколько лет назад мы начинали работать в нефтяной отрасли, один из наших любимых проектов — международный нефтяной конгресс крупнейших игроков рынка добычи и переработки нефти, который в очередной раз удалось с успехом провести этим летом, несмотря на непростую политическую обстановку. Организации конгрессов таких крупных мероприятий дают не только огромный опыт, но и показывают уровень организаторов, формируют наше реноме. Недавно мы стали еще и аккредитованным партнером Конгресс-бюро г. Москвы в категории “Профессиональный организатор деловых мероприятий”.

Сегодня среди наших заказчиков немало научных организаций. Совсем недавно в здании Президиума РАН совместно с Институтом общей физики РАН и Российским акустическим обществом мы провели 1-ю Всероссийскую акустическую конференцию. Она была долгожданной и значимой для участников, поскольку проводилась после значительного перерыва — подобных мероприятий не было с 1991 года. Мы обеспечили ее организацию “под ключ”: привлекли СМИ и экспонентов, осуществили застройку выставочной зоны, техническую поддержку, напечатали и доставили полиграфию, не говоря уж о работе с участниками. На днях также в здании Президиума РАН при нашем непосредственном участии состоялась XV Конференция по космической биологии и авиакосмической медицине c международным участием, посвященная обсуждению результатов экспериментов по проекту БИОН-М. Здесь мы выступали партнером Института медико-биологических проблем РАН, с которым сотрудничаем уже много лет.

— Ученые видят отдачу от мероприятий, проведенных при участии профессионалов?

— Конечно! Когда-то один из наших первых заказчиков и партнеров академик Владимир Скулачев сказал замечательную вещь: “Я понял, что каждый должен заниматься своим делом. Ученые — наукой, а проведением встреч — профессионалы в своей области”. С тех пор все большее количество его коллег приходят к аналогичным выводам.