Как привлекать профессиональные BIG events

Как привлекать профессиональные BIG events

— Чего не хватает организаторам событий, чтобы «продавать» дестинацию заказчикам конгрессов.

— Работа с ассоциациями: подводные камни, о которых надо знать.

— От 50 до 5000: проектирование архитектуры события.

Cтудия Mediametrics Piter, эфир Grand tour Наталия Белякова и Светлана Плиева — директор OOO «МАКО Конгресс Менеджмент».

Правление Палаты рассмотрело вопросы конгрессно-форумной деятельности в системе ТПП

Правление Палаты рассмотрело вопросы конгрессно-форумной деятельности в системе ТПП

В дискуссии приняли участие директор Ассоциации «Национальное конгресс-бюро» Алексей Калачев, директор фонда «Росконгресс» Александр Стуглев, заместитель генерального директора АО «Экспоцентр» Владимир Губернаторов, президент ТПП Республики Башкортостан Азат Фазлыев, генеральный директор Международного агентства конгрессного обслуживания СветланаПлиева, другие. Поднимался вопрос и об ускорении принятия закона о выставочно-ярмарочной и конгрессной деятельности.

Оборот конгрессного рынка в мире составляет порядка 1 трлн долларов в год. В России этот показатель оценивается в 250-300 млн долларов.

В среднем в мире доля индустрии встреч в общем объеме ВВП составляет порядка 1,5 процента. Доля в ВВП России C 0,02 процента.

XI Всероссийский съезд травматологов-ортопедов соберёт профессионалов высочайшего уровня

XI Всероссийский съезд травматологов-ортопедов соберёт профессионалов высочайшего уровня

С 11 по 13 апреля 2018 года в залах Экспофорума в Санкт-Петербурге состоится XI Всероссийский съезд травматологовортопедов. Мероприятие традиционно проводится раз в четыре года и является самым масштабным событием для профессионального сообщества травматологовортопедов России. О том, какие направления травматологии и ортопедии на сегодняшний день актуальны для российских специалистов в этой области, рассказывает кандидат медицинских наук, заместитель директора Департамента организации медицинской помощи и санаторно-курортного дела Министерства здравоохранения Российской Федерации Екатерина Каракулина.

XI Всероссийский cъезд травматологов-ортопедов

XI Всероссийский cъезд травматологов-ортопедов

С 11 по 13 апреля 2018 года в залах конгрессно-выставочного центра «Экспофорум» в Санкт-Петербурге проходил очередной, одиннадцатый Всероссийский съезд травматологов-ортопедов с международным участием. Раз в четыре года собираются специалисты со всех концов страны для обсуждения актуальных проблем развития медицинской науки и практики.

 

На ПМЭФ обсудили влияние деловых мероприятий на экономику территорий

На ПМЭФ обсудили влияние деловых мероприятий на экономику территорий

Экономика событий: на ПМЭФ обсудили влияние деловых мероприятий на экономику территорий. Аналитика рынка — обязательный инструмент при подготовке каждого нашего мероприятия.

Россия сохраняет позиции на мировом рынке индустрии встреч

Россия сохраняет позиции на мировом рынке индустрии встреч

Россия сохранила позиции прошлого года, поднявшись на одну ступень, и находится сейчас на 41 месте общемирового рейтинга. Конгрессы становятся компактнее, делегаты сокращают свои расходы, организаторы пересматривают подходы к выбору площадок и снижают размеры регистрационных взносов.


В европейском рейтинге конгрессных дестинаций, ICCA Statistics Report, Москва и Санкт-Петербург занимают 42 и 49 места.

 

Два крупных российских города в общемировом конгрессном рейтинге расположились в ТОП-100, оба с положительной динамикой.

И космонавты, и биологи. профессионалы умеют настроиться на любую аудиторию — для еженедельной газеты научного сообщества «Поиск»

И космонавты, и биологи. профессионалы умеют настроиться на любую аудиторию — для еженедельной газеты научного сообщества «Поиск»

В организации научных конгрессов и конференций мелочей не бывает. Чтобы все прошло без сбоев, работу стоит начинать за год, а иногда и за несколько лет до официального открытия мероприятия. Нужно учесть множество нюансов — от логистики до музыкальных предпочтений гостей. О том, почему при организации научных конгрессов важна командная работа, какие современные технологии используется при подготовке конференций и как организовать мероприятие за 24 часа, рассказала генеральный директор Международного агентства конгрессного обслуживания (МАКО) Светлана ПЛИЕВА.

– В этом году ваша компания была организатором крупнейшего научного события в биологии EMBO Conference on Redox Biology. В чем специфика подобных мероприятий, инициированных зарубежными научными организациями? Трудно ли их заполучить и провести? 

– Компания МАКО имеет многолетний опыт работы с академическим институтами, научно-исследовательскими центрами. Можно сказать, что это один из основных векторов нашей конгрессной деятельности. Заказчиком конференции Европейской медико-биологической организации выступил Институт биоорганической химии им. академиков М.М.Шемякина и Ю.А.Овчинникова РАН, с которым нас связывают долгосрочные отношения. Конгресс проходил при поддержке Российского фонда фундаментальных исследований и Российского биохимического общества. Среди участников форума — звезды мировой науки, в том числе первооткрыватель структуры ДНК, нобелевский лауреат Джеймс Уотсон. Перед программным комитетом стояла непростая задача — составить сбалансированную научную и культурно-познавательную программу, так как многие зарубежные участники приехали в Россию впервые, многие — со своими семьями. Думаю, проведение этого научного форума на теплоходе было вполне оправдано и оставило самые положительные воспоминания у его участников. Были и напряженные моменты: подготовка конференции по времени совпала с закрытием российского консульства в Сан-Франциско, и в некоторых случаях нам приходилось решать визовые вопросы, связываясь с российским консульствами в других городах США.

 

– Прогресс не стоит на месте, технологии в науке, медицине и других областях стремительно меняются. Ваша компания на рынке уже шесть лет, как за это время изменились стандарты организации мероприятий?

– Действительно, конференции и конгрессы стали более технологичными, а заказчики — более требовательными Как правило, участники хотят быть активными, иметь возможность высказаться. Гораздо успешнее проходят те форумы, где уделяется внимание обсуждению докладов. Появился и ряд технологических новшеств. Любой крупный конгресс сегодня использует мобильные приложения, которые позволяют назначать встречи, голосовать за того или иного докладчика. Когда на заре нашей деятельности мы видели подобное в Европе, нам казалось, это что-то из мира фантастики. А теперь и сами научились так работать, активизировались на всех направлениях. Мы продвигаем свои проекты в Интернете, активно пользуемся возможностями социальных сетей, обязательно присутствуем на профильных профессиональных порталах наших заказчиков. Многие из них хотят, чтобы делались и выкладывались в Сеть видеозаписи выступлений на конференциях, и мы предоставляем такую услугу. Это все позиции must be, и если сегодня ты не можешь этого обеспечить, ты уже не профессионал на этом рынке.

 

– В наше время с помощью соцсетей несложно организовать мероприятие без привлечения кого-то со стороны. Можно оповестить нужных людей, заказать зал для конференций, договориться с фотографами, операторами. Почему же клиенты продолжают обращаться за помощью к вам?

– Действительно, некоторые пытаются все организовывать сами, набивают шишки, но получают и колоссальный опыт. Нередко из этих людей вырастают классные профессионалы, наши коллеги. Но все же лучше обойтись без шишек.

Мы выстраиваем весь механизм мероприятия. Помогаем формировать его сетку, в которой отражено, где и какие доклады будут проходить, сколько и каких залов нужно, какое количество участников той или иной секции, какая нужна рассадка и т.п.

Докладчики, как правило, — люди занятые, они занимаются наукой, медициной. Для них важно участие в мероприятиях, но есть и другие заботы. Поэтому мы стараемся ненавязчиво и вовремя напомнить им, что нужно подготовить презентацию, прислать тезисы выступления.

Огромное внимание уделяем спикер-менеджменту. Проще говоря, мы “нянчимся” с докладчиками и делаем это с удовольствием. Спикеры должны чувствовать заботу: их ждут, им вовремя сообщили, каким рейсом они прилетят и где будут жить, в какое время состоится их доклад, каковы параметры презентации и т.д.

А еще есть наземное обслуживание. Нужно подобрать площадку, предусмотреть все технические параметры: сколько нужно залов, что в них должно быть — трибуна, микрофоны, таблички, вода, своевременная замена посуды — в нашей работе мелочей не бывает.

Важно уделить внимание и раздаточным материалам, наполнению портфеля делегата. Мы обязательно готовим понятную карту навигации и разрабатываем фирменный стиль под каждое событие, согласовывая его с заказчиком. Из таких нюансов и складывается общее впечатление о мероприятии.

 

– А в срочном порядке вы способны работать?

– Это возможно, если мероприятие относительно простое. Например, если нам ставят задачу, что завтра необходимо снять зал и организовать питание для определенного количества гостей.

Иногда, правда, срочность диктуется форс-мажором. Однажды был запланирован круглый стол в Государственной Думе, а в тот день, как оказалось, там ждали главу Правительства РФ Дмитрия Медведева. Нас о визите, как вы догадываетесь, заранее не предупредили. Накануне стало понятно, что никого из участников без специального разрешения в здание Госдумы не пустят. Пришлось экстренно всех обзванивать и менять место встречи. Хорошо, что в гостинице напротив нашелся зал, удалось согласовать кофе-брейк, регистрацию. За сутки мы все успели и сделали для себя вывод, что нет нерешаемых вопросов. С любыми проблемами можно справиться, если включить холодный рассудок и убрать эмоции.

 

– Вы организовывали мероприятия и для 50 участников, и для 5 тысяч. Есть ли разница в вашей работе в зависимости от числа гостей?

– Мы ведем подготовку к проекту независимо от количества участников. Иногда мероприятия небольшие, но требуют специального подхода к каждому гостю. Наша работа начинается с индивидуального общения с каждым участником, в зависимости от статуса мы выделяем дополнительных менеджеров для их встречи и сопровождения, выясняем предпочтения в размещении, еде, индивидуально разрабатываем планы культурной программы. Сценарий мероприятия заранее оговаривается с протокольными службами, согласовывается регламент встречи, рассадки, подходов к прессе.

Каждый из наших сотрудников имеет четкий и согласованный план действий, вся команда менеджеров владеет полной ситуацией на площадке, чтобы максимально быстро устранить проблемы, если они возникнут.

Кстати, мы и сами часто посещаем мероприятия коллег и видим, что можно усовершенствовать и на что обратить внимание.

 

– Вы погружаетесь в те темы, над которыми работаете? 

– Конечно! И это безумно интересно, ведь мы сотрудничаем с научным и медицинским сообществами. Недавно мы готовили международную конференцию “Пилотируемое освоение космоса” и побывали на тренировочных кораблях в Звёздном городке. Мы все смотрели, трогали своими руками, нам многое рассказывали. Это помогло понять, чем живут работающие в космической отрасли люди. Так же было, когда мы готовили конгресс по репродуктивной медицине: заказчик настоял, чтобы мы посетили лабораторию и постарались взглянуть на развитие этого медицинского направления более профессионально.

Такое погружение в тему вызывает бóльшее доверие заказчика, позволяет говорить со специалистами на одном языке. Поэтому мы время от времени становимся немного химиками, ботаниками, космонавтами, медиками. Я считаю, что подобный опыт в дальнейшем составляет больше половины успеха мероприятия.

 

– Ряд ваших заказчиков — это различные ассоциации. В чем специфика работы с ними?

– Многие ассоциации координируются научными сотрудниками, специалистами в своей области, но не всегда профессионалами в смысле администрирования. Они многое умеют, но некоторые моменты у них “хромают”. В основном налицо пробелы в плане продвижения своей организации. Так, из огромного количества ассоциаций в нашей стране можно буквально по пальцам пересчитать те, которые используют для этого современные технологии. А ведь это огромный ресурс. Вот вам пример: один из партнеров МАКО — Ассоциация травматологов-ортопедов России. За два года нашей совместной работы количество ее участников увеличилось в четыре раза. И все благодаря тому, что травматологи использовали рекомендации профессионалов в области администрирования.

 

– Конференция EMBO проходила этим летом на теплоходе, который шел по маршруту Москва — Санкт-Петербург. Помогает ли такой необычный формат проведению мероприятия?

– Мы получили множество положительных отзывов. И Джеймс Уотсон, и все остальные гости были в восторге. Маршрут корабля предполагал ежедневные остановки — в Ярославле, Угличе, Кижах, Валааме — невозможно не влюбиться в эти места! Я считаю, что такой способ профессиональных встреч — отличная возможность хоть немного увидеть нашу страну. В итоге сбалансированная научная программа, интересные экскурсии и теплая атмосфера на корабле оставили неизгладимое впечатление о России. Хотя организовывать конференции на теплоходе очень непросто. Здесь и логистика выстроена по-другому, и организационная специфика есть — очень важно правильно рассчитать оргвзнос, который включает размещение в каюте определенного класса, питание, экскурсионную программу и в итоге покрывает аренду корабля.

 

– Как вы продумываете культурную программу? Она пользуется спросом?

– Наши участники не простые туристы. Это люди науки, добившиеся определенных результатов. Поэтому относиться к ним как к туристам, использовать стандартные туры категорически нельзя. Когда мы привлекаем гидов, мы всегда готовим их именно к той аудитории, которую предстоит сопровождать. Если программа правильно составлена, все проходит на ура, с песнями и плясками.

 

– Ученые тоже поют и пляшут?

– На научных мероприятиях главное не переборщить. Культурная, развлекательная программа не должна мешать ученым обсуждать интересующие их вопросы. Поэтому для такой аудитории банкет — это не песни и пляски, а по большей части, дополнительная возможность общения.

Хотя иногда нам удается внести изюминку. Зарубежный заказчик одного из проектов, который проводился в Суздале, просил, чтобы на банкете не было никакой музыки. Мы решили рискнуть и сделать ему сюрприз. Накрыли красивые столы — со стерлядью, соленьями — в общем, по высшему разряду. Позвали ансамбль русской песни и пляски. Я нашла укромное место и оттуда наблюдала за заказчиком. Когда все немного расслабились, мы выпустили ансамбль народных танцев. И заказчик, который поначалу был против любых активностей, больше всех танцевал в этом хороводе. В итоге он остался очень доволен.

И вообще мы заметили такой парадокс: часто общее впечатление о мероприятии складывается после банкета. Даже если научная программа была не очень сильная, это простят, но если не удался банкет, то это полный провал! Поэтому иногда стоит рисковать, чтобы в конце пить шампанское.

 

– Какие крупные мероприятия у вас запланированы в ближайшее время?

– Из масштабного могу выделить событие, которое пройдет в сентябре 2018 года. Это крупный проект, его заказчик — Международный совет по обогащению полезных ископаемых. Такой форум каждые два года проводится в разных странах. В следующем году исполняется 50 лет, как это мероприятие проходило в России. Мы постараемся сделать его возвращение в нашу страну незабываемым для участников.

 

– Видно, что вы увлечены своим делом. Что в нем такого притягательного?

– Очень важно видеть результаты своего труда. Проект может готовиться много месяцев: мы выстраиваем и отлаживаем весь механизм и потом наблюдаем, как эта машина разгоняется и едет. Это самая большая моральная отдача, которая может быть от любого дела. Иногда после окончания проекта чувствуешь опустошение, потому что приходится прощаться с участниками, которые стали почти родными. А потом появляются новый проект и новые позитивные эмоции от встреч, знакомств и, конечно же, проделанной работы.

Подготовила Светлана БЕЛЯЕВА

Еженедельная газета научного сообщества «Поиск»

 

История Светланы Плиевой: дело, которое по душе для -Российское сетевое издание «Первый национальный»

История Светланы Плиевой: дело, которое по душе для -Российское сетевое издание «Первый национальный»

Каждый старт и последующее развитие представителя малого бизнеса – это чья-то судьба. Ситуация сложилась в России так, что мало, кто сегодня горит идеей начать собственное дело. Поэтому важен опыт не того, кто стал миллионером на углеводородах, а история реального человека и этапы его законопослушного дела как пример для подражания.

История Светланы Плиевой, руководителя Международного агентства конгресcного обслуживания «МАКО», может пригодиться тем, кто решит начать свое дело, можно сказать, с нуля, имея в запасе опыт, оптимизм и поддержку семьи. Она создала интересное рабочее место для себя и дает работу другим.

После завершения учебы в Северо-осетинском государственном университете в 1999 году и языковой стажировки в иранском университете она приехала в  Москву. Ее капитал тогда –  знание иностранных языков и желание покорять столицу. Работу нашла быстро и также скоро ее потеряла. В 22 года оказалась в ситуации, когда домой возвращаться не хотелось, нужно было искать новое место. Девушка окунулась в жизнь мегаполиса, день делился на поиски работы и культурную жизнь, ведь вокруг много музеев, театров. Возможно, что так и привилась любовь к столице. А вскоре и работа нашлась. Все вроде устаканилось и шаг за шагом Светлана двигалась в том направлении, которое было близко по духу. Через некоторое время нашлась работа уже  по душе. При этом зарплаты хватало, практически, лишь на аренду жилья и проезд. Как она вспоминает, это  был очень трудный период почти в полгода, но, по признанию Светланы, все пережитые сложности стоили результата.

Так, в возрасте 27 лет она попала, что называется,  в точку и начала вникать в то, что сейчас стало уже ее делом. Каждый год  работы обогащал знаниями, она их впитывала как губка. По сути, своеобразная школа молодого бойца. За четыре года она из менеджера выросла до заместителя директора. Пришло понимание, что этапы роста пройдены. На этом жизненном пути она решает личные жизненные задачи – входит замуж, рождается ребенок и этот год своеобразной паузы укрепляют в мысли, что возвращаться на прежний уровень работы – неправильно и нужны новые горизонты. Она до сих пор благодарна руководителю той компании, в которой она получила большой профессиональный опыт.

– Откуда пришло название компании?

 Название пришло сразу. В начале, хотелось связать со словом «московское», а потом вспомнились слова Коста Хетагуров, осетинского поэта, «Весь мир – мой храм, любовь – моя святыня, Вселенная – отечество мое…» и пришло решение не ограничиваться пределами страны и обозначить себя как международную компанию.

 

– Можно ли назвать компанию семейным бизнесом?

– Думаю, что да. Мы начали работать в 2011 году. И первые три года мы с супругом работали очень активно и вместе, а сейчас он отошел на второй план в МАКО, чтобы я могла себя реализовать, и занялся новыми направлениями. Но в стратегических ситуациях мы советуемся. И я знаю, что у меня есть тыл и помощь семьи.

 

– Вы родились на Кавказе, где в традициях желание мужчины, чтобы жена занималась домом. Вы не испытываете давления семьи? Это непросто быть мамой теперь уже двоих ребят и предпринимательницей?

– У меня был пример моей мамы, она рано овдовела, она и работала, и троих детей одна воспитывала, и нравственные ценности и национальные традиции нам привила. Сейчас динамичное время. Мы справляемся сами, но иногда наши бабушки помогают и приезжают помочь, когда у нас командировки. Наши традиции не мешают вписываться в новое время. Наоборот. Девизом для меня стали слова великого ученого Василия Ивановича Абаева: «Путь к общечеловеческому лежит через национальное, другого пути нет. Чтобы стать представителем человечества, надо стать лучшим представителем своего народа».

 

 

 С чего началась работа? 

 Не буду исключением из правил, наверное, начинали как многие другие с проблемами начального периода: поиск помещения, сотрудников, заказчиков. Я обзвонила многих, предложила им сотрудничество и первый наш партнёр – Российский государственный университет нефти и газа (НИУ) имени И.М. Губкина в лице проректора по научной работе Александра Владимировича Мурадова, который помог с первыми проектами и первым помещением. Постепенно работа стала налаживаться. Пришли в компанию люди в помощь на зарплату, но очень профессиональные. Я всегда буду благодарна всем, с кем работали и с кем расстались, потому, что все отношения и ситуации ложатся в копилку опыта.

Я запомнила одну фразу уважаемого человека, который мог бы помочь финансами, но дал совет, а совет, зачастую, важнее денег – «Не каждый владелец бизнеса должен быть хорошим менеджером, и не каждый менеджер способен стать владельцем бизнеса». Запомнила это. Все упирается в свойства характера. Первый проект пошел после двух месяцев работы, а первые деньги через четыре месяца. Это был первый опыт в управлении своим бизнесом. Еще некоторое время утрясались внутренние регламенты, персонал и т.д.

 

– Важно не отступать?

– Нужно преодолевать временные трудности и не соглашаться на компромиссы. Вот мы ходили по многим заказчикам и могли бы быстрее получить заказ, но, когда выяснялось, что условия были нам не совсем понятны, что приводило к определенным рискам, то отказывались и укреплялись именно в своих установках. Отрицательный опыт – тоже плюс, в каком-то смысле, потому, что это тоже опыт.

 

– Чем отличается компания от других?

– Мы выбрали организацию научных мероприятий, конференций, конгрессов. Но делаем и много чего другого. Развиваем на российском рынке направление менеджмента ассоциаций. Сейчас работаем с Ассоциацией травматологов-ортопедов России. Мы упорядочиваем работу по привлечению новых участников АТОР, отслеживаем сбор взносов, ищем спонсоров и т.д. Мы прописали план развития ассоциации, и шаг за шагом реализуем его. Одной из самых главных задач по развитию ассоциации – является увеличение ее членов, за два года нам удалось увеличить в три раза, но цель еще не достигнута и есть куда стремиться. Мы фактически на аутсорсинге ведем организационную деятельность ассоциации (бухгалтер, юрист, администратор, пиарщик и т.п.).

 

– Проекты начинаются и заканчиваются, а как живется в промежутках-паузах? Как совершенствуется работа внутри компании?

– В нашем секторе есть и сезонность, есть месяцы, в которых по 5-6 проектов, а есть месяцы, где ни одного мероприятия. В промежутках между проектами мы занимаемся планированием, подводим итоги, анализируем результаты, совершенствуем свои знания. Сейчас в команде порядка 20 человек работает на постоянной основе. Бывает, что мы расширяемся и масштабно, часто у нас работают студенты – для них это хорошая практика.

Первые годы работы возникали мысли настроить ряд функций через системы аутсорсинга. Но оказалось, что это мешает качеству работы. Мы стали развивать свои подразделения и службы, чтобы контролировать результат полностью.

 

– Накопился профессиональный отраслевой опыт. Какие актуальные проблемы вы видите? При проведении мероприятия в регионах вас поддерживают местные власти, ведь, по сути, вы популяризируете, дестинацию?

– Это важное дело. Не так давно в Москве было создано Конгресс-бюро. Это государственная структура, которая должна оказывать содействие в организации деловых, научных, развлекательных и т.п. мероприятий на территории Москвы именно для ее популяризации. Если компания состоит в Конгресс-бюро, то в глазах международной среды ей можно доверять. Для представителей бизнеса – это статус.

На сегодняшний день столичная конгрессно-выставочная структура привлекательнее и технические возможности на порядок выше по сравнению с регионами. Важно, обратить внимание на регионы, определить стратегию развития и сформировать платформу для выстраивания благоприятной среды по представлению положительного имиджа страны. В России создали несколько региональных конгресс бюро, и так, как их учредители в основном частные структуры, конечно, они не могут полностью охватить все те вопросы, которыми занимаются обычно Конгресс-бюро. Несомненно, помогая им в продвижении их дестинаций и в решении некоторых вопросов, это благоприятно сказывается на развитии конгрессно-выставочной индустрии в регионах. Бесспорно, внутри страны много работы для Национального Конгрессного Бюро, и мы готовы активно участвовать в развитии нашего общего направления.

 

– Как вы считаете есть ли риски или трудности, которые могут усложнить работу Национального Конгрессного Бюро, на зарубежном рынке? 

– В условиях агрессивной антироссийской пропаганды, это негативно сказывается на возможностях привлечения в страну дополнительных инвестиций и интересных проектов, и полагаю сегодня самая основная проблема для тех, кто работает над привлечением в страну крупных и интересных проектов. У России огромный потенциал развития нашей отрасли, на международном уровне также надо уметь себя позиционировать.

Будущий год станет знаковым для страны   это и проведение Чемпионата мира по футболу и выборы Президента, кроме спортивных, пройдёт ряд других событий, реформ, изменений.

 

– Светлана, спасибо, что нашлось время в напряженном графике. Редакция желает производственных успехов! Мы надеемся, что молодые люди, прочитав нашу с вами беседу, поймут, что нужно вести дела честно и реализовывать себя не только в работе, но и в личной жизни, создавать семью и идти вперед, учиться на примерах и накапливать профессиональный опыт.

 

Российское информационное агентство «Национальный альянс».

 

Наука, Промышленность, Бизнес. Можно ли их объединить? — Журнал Российский космос — Февраль №2 (110) 2015

Наука, Промышленность, Бизнес. Можно ли их объединить? — Журнал Российский космос — Февраль №2 (110) 2015

Организация конференций

Организация конференций и мероприятий сегодня стала неотъемлемой частью развития науки, промышленности, бизнеса. Одним из самых сложных и одновременно привлекательных направлений являются мероприятия по космонавтике. Об особенностях организации и проведения мероприятий в космической области нашему журналу рассказала Светлана Плиева, генеральный директор Международного агентства конгрессного обслуживания.

Идеология и концептуальность

«Для космической отрасли в нашей стране характерна высокая степень идеологичности — позиционирование космонавтики как национальной гордости. Без мощной отечественной космонавтики Россия как Родина мировой космонавтики сегодня не может оставаться передовой державой, осуществлять независимую политику, обеспечивать свою обороноспособность и активно развивать современные отрасли экономики.

Опыт наших мероприятий — конференции «Проект Бион-М № 1», «Пилотируемые полеты в космос», «Космос для человечества» — показывает, что сегодня мероприятия по космонавтике являются не просто встречами ученых, а эффективным инструментом продвижения и популяризации отрасли среди молодежи, — считает Светлана Плиева. Необходимо продумать имиджевую составляющую, привлечь к участию передовые компании и лучших спикеров, то есть создать концепцию мероприятия, которая обеспечит его успех. Важно, чтобы организация конференций, мероприятие прошло на высоком уровне, и его научные итоги, деловые договоренности нашли свое практическое применение в жизни и принесли пользу нашей стране».

Антикризисное бюджетирование

В текущих экономических условиях заказчики мероприятий склонны урезать бюджеты. Тем не менее требования к качеству проведения мероприятий остаются по-прежнему высокими. К счастью, не всегда расходы ложатся на плечи оргкомитета. Востребованные сейчас направления — популяризация мероприятия с помощью средств массовой информации, привлечение спонсоров и организация выставок при конференциях.

«В нашем клиентском портфеле существует отдельное направление по привлечению средств на мероприятие — маркетинг, PR и фандрайзинг. Поделюсь одним из наших кейсов. При подготовке 2-го Российского форума индустрии встреч, собственного проекта компании МАКО, прошедшего в Москве в марте 2014 года, 65 % расходов были покрыты спонсорами и бартерными партнерами Форума (35 и 30 % соответственно)», — поясняет Светлана Плиева.

Высокие технологии

Космонавтика — высокотехнологичная отрасль, поэтому во многом об уровне мероприятия говорят примененные на нем информационные технологии. «Сотрудничество с космическими научными организациями научило нас «внедрять» в наши мероприятия передовые технологии и оригинальные ИТ-решения, — рассказывает Светлана Плиева. — Это касается автоматизированных систем регистрации и оплаты участия, трансферов и гостиниц, создания многофункциональных сайтов, оснащения площадки современными мультимедийными устройствами, организации онлайн-нетворкинга (общения) участников мероприятия в социальных сетях. Сейчас востребован комплексный подход к технологическому обеспечению мероприятий».

Международный формат

Ставит ли санкционный режим под угрозу международные мероприятия по космонавтике?

«Все мероприятия, проведенные нами за последнее время, а также переговоры с заказчиками о будущих конференциях подтверждают, что космическую отрасль санкции коснулись в меньшей степени, — считает Светлана Плиева. — Живой тому пример — проведенная в конце ноября конференция по авиакосмической медицине «Проект БИОН-М № 1». В конференции приняли участие представители NASA, ESA, ученые и представители из США, Италии, Франции, Германии, Венгрии, Чехии, Казахстана, Индии, Ирана, Китая и Японии.

В начале 2015 года мы получили информацию от наших клиентов, что такие международные космические агентства, как NASA, ESA, JAXA, CNSA, DLR, заинтересованы в дальнейшем сотрудничестве с российскими коллегами». «В заключение отмечу, что организация научных и деловых мероприятий — это многогранная и безграничная, как космос, сфера деятельности. Если эта сфера вам интересна, с удовольствием приглашаю вас на Российский форум индустрии встреч — собственное мероприятие МАКО. Давайте встретимся и продолжим наш разговор о мероприятиях по космонавтике в формате личного общения».

Профессиональный конгресс-организатор

«Компания МАКО» www.makongress.ru

МАКО: помощь профессионалов в развитии менеджмента медицинских ассоциаций — Журнал «Кто есть Кто в медицине» — №1(84) — 2017

МАКО: помощь профессионалов в развитии менеджмента медицинских ассоциаций — Журнал «Кто есть Кто в медицине» — №1(84) — 2017

Медицинские ассоциации — основные площадки для повышения профессионального уровня и отличная возможность участия в профильных конференциях. О работе с ассоциациями рассказывает Светлана Плиева, генеральный директор Международного агентства конгрессного обслуживания ООО «МАКО».

— Существует ли в России понятие «менеджмент медицинских ассоциаций»?

— В России есть ряд сильныx и влиятельныx профессиональныx организаций: Всероссийское научное общество кардиологов, Российское общество хирургов, — но в целом менеджмент медицинских ассоциаций у нас находится на стадии зарождения, по сравнению с западными странами, где ассоциации активно поддерживаются государством и выстроена целая система взаимодействия. У российских организаций есть свои внутренние проблемы и заботы, например инвестирование и внутренняя конкуренция, и отдавать на аутсорсинг работу самой ассоциации не принято в целях экономии средств. На Западе, наоборот, есть целые программы по развитию, и этим занимаются профессиональные компании. Получение государственной поддержки без эффективного администрирования становится там невозможным.

— Медицинские ассоциации — большой коммуникативный сектор для профессионалов, существуют ли проблемы внутри, которые влияют на продвижение?

— Прежде всего медицинские ассоциации — это сообщество руководителей, врачей разного профиля и экспертов. Не будучи профессионалами в менеджменте и организации мероприятий, в работе с сайтом и производстве промоматериалов, они тем не менее вынуждены заниматься этой стороной дела. Как показывает практика, один-два человека не могут долгое время поддерживать на плаву такой огромный механизм. На этом этапе и происходят главные ошибки — потеря времени и финансов.

 

— Какие преимущества получают медицинские ассоциации, прибегая к помощи профессионалов?

— У нас большой опыт в организации медицинских мероприятий, сформирована своя база и отлажен механизм работы. Мы прежде всего экономим время заказчика. Для организационной деятельности ассоциации необходима подготовка научных конференций, привлечение новых членов, консультирование участников, оказание юридической помощи, анонсирование мероприятий. Для подобной работы нужен штат как минимум из 6 человек: администратора, программиста, дизайнера, PR-специалиста, бухгалтера, юриста. У большинства ассоциаций такой штат бюджетом не предусмотрен, поэтому наша профессиональная помощь им просто необходима.

 

— Какие услуги вы предлагаете?

— Всё зависит от поставленной задачи; большое внимание мы уделяем администрированию (это — актуализация баз данных, привлечение новых членов, консультирование), взаимодействию как с российскими, так и с западными коллегами, развитию международного сотрудничества. Отдельная работа — это создание и оптимизация сайтов: время не стоит на месте, мы живём в век автоматических сервисов продвижения. Все наши сайты выведены в топ-10. Это трудоёмкий процесс, требующий ежедневной работы. За время существования МАКО у нас сложились доверительные отношения с отраслевыми изданиями, сформирован пул лояльных СМИ, с которыми мы сотрудничаем по анонсированию мероприятий и можем гарантировать привлечение порядка 20 информационных спонсоров. У нас есть специальный отдел фандрайзинга, занимающийся поиском и привлечением медицинских компаний, которые осуществляют финансовую поддержку и участвуют со своим оборудованием в тематических выставках, увеличивая тем самым интерес к мероприятию.

 

— Расскажите о вашем положительном опыте работы с ассоциациями.

— С начала 2016 года мы ведём активную работу с Российской ассоциацией травматологов-ортопедов (АТОР). За год мы успешно провели три крупных мероприятия, включая I Форум травматологов-ортопедов в Крыму.

Российская ассоциация травматологов-ортопедов существует с 2014 года, но за год совместной работы мы смогли увеличить членство в ассоциации на 30 %, провели масштабную работу с сайтом, PR-поддержку. Привлекли такие компании, как Arthrex, Medicament, Alfa Wassermann, DePuy Synthes, Ваyer.

Благодаря нашей совместной работе в 2016 году в целях выполнения положений Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации», где установлено, что медицинские работники обязаны повышать свою квалификацию, АТОР получила аккредитацию системы НМО, участники набрали зачётные единицы (баллы), что положительно сказалось на посещаемости и статусе мероприятий.

В планах на 2017 год — сотрудничество с Евразийским ортопедическим форумом, региональные конференции для АТОР: в Красноярске, Владикавказе, Смоленске.

 

Андрей Петров

Федеральный специализированный журнал «Кто есть Кто в медицине»