Услуги

Услуги

КОМПЛЕКСНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ МЕРОПРИЯТИЙ

Перед Вами стоит задача организовать имиджевое мероприятие, по которому будут судить о статусе вашей ассоциации/компании и качестве ее услуг. Вы хотите, чтобы мероприятие запомнилось участникам и осталось примером для подражания на многие годы. Необходимо продумать стратегию, спланировать процесс подготовки и продумать до мелочей каждый этап, начиная от деловой или научной программы и заканчивая сортом вина на фуршете. Именно для этого и нужны профессиональные конгресс-организаторы! Мы готовы полностью взять на себя организацию и проведение Вашего мероприятия, составить индивидуальную смету и план реализации проекта.

 

Мы станем надежными партнерами в достижении обозначенных Вами целей и поможем вывести Ваше мероприятие на качественно новый уровень.

 

В зависимости от Ваших потребностей мы готовы взять на себя следующие виды работ:

делегат-менеджмент и услуги технического секретариата,

спикер-менеджмент и работу с ВИП-участниками,

разработку фирменного стиля и сайта мероприятия,

работу с площадкой, аренду оборудования и менеджмент мероприятия,

изготовление материалов мероприятия,

фандрайзинг и работу со спонсорами,

организацию выставочной зоны и продажу стендов,

PR и продвижение мероприятий,

туристическая логистика и обслуживание участников,

кетеринг, и многое-многое другое!

Делегат-менеджмент

Вы запланировали мероприятие, в котором примут участие несколько сотен, а то и тысяч человек. Вам необходимо зарегистрировать участников, собрать тезисы и оплаты, организовать грамотную техническую поддержку.  Это значит, что Вам потребуется надежная система регистрации. Это должно быть надежное программное обеспечение, гарантирующее безопасность платежей, из какой бы страны ни прибыл делегат. Кроме того, система должна давать возможность выгрузки и сортировки списка участников, а также автоматического информирования о статусе заказанных услуг. Также обязательно наличие удобного личного кабинета для управления своими заказами.

 

Не менее важна работа опытной команды технического секретариата. Как подать тезисы? Как исправить паспортные данные в личном кабинете? Не могу найти вход в здание конференции, как мне туда попасть? Эти и множество других вопросов будут ежедневно звучать в телефонной трубке или приходить по почте.

 

Мы предлагаем Вам воспользоваться услугой Делегат-менеджмент, которая  служит решению всех этих задач по работе с участниками и спикерами мероприятий:

подключение системы онлайн регистрации и приема тезисов и при необходимости блоков бронирования дополнительных услуг (гостиничное размещение, транспортное и экскурсионное обслуживание и т.д.)

прием регистраций и оплат регистрационных взносов и иных видов услуг,

полный комплекс работ по обслуживанию участников, ведению деловой переписки, решению вопросов участников,

работа со спикерами и ВИП-участниками,

заключение договоров, документооборот, бухгалтерское обслуживание участников,

ведение списков и полной базы участников,

аккредитация участников в дни проведения мероприятия, прием оплат в дни мероприятия, подготовка и обмен финансовыми документами с участниками,

застройка стойки регистрации,

изготовление бейджей,

формирование любых видов отчетов по согласованному с Вами графику или запросу.

Фандрайзинг. Работа со спонсорами и организация выставки

Продуманная работа со спонсорами и экспонентами позволит Вам покрыть большую часть расходов на организацию и одновременно повысит статус Вашего мероприятия.

 

Для продуктивной работы со спонсорами необходим релевантный опыт в продажах, наработанные контакты и умение «вкусно» и привлекательно подать мероприятие с точки зрения маркетинга. Необходимо корректно выстраивать работу со всеми категориями потенциальных спонсоров: участниками выставки , коммерческими спонсорами и бартерными партнерами. Согласитесь, что лучше доверить эту работы профессионалам!

 

Мы работаем по этому направлению со дня нашего основания и постоянно развиваем внутренний отдел по работе со спонсорами. Для привлечения спонсоров и экспонентов на Ваше мероприятие мы хотим предложить следующие услуги:

планирование и разработка стратегии продаж,

формирование спонсорских пакетов,

набор и обработка баз потенциальных спонсоров и экспонентов,

активная работа по привлечению внутренних и зарубежных спонсоров,

проведение email-рассылок,

организация работы call-центр,

использование спонсорских баз МАКО,

документооборот и полное обслуживание спонсоров и экспонентов,

организация и застройка выставочной экспозиции.

Продвижение мероприятия

Чем больше участников, партнеров и спонсоров соберет мероприятие, тем выше будет его уровень, и тем более эффективным оно будет для организаторов. PR – двигатель Вашего мероприятия. Привлечение отраслевых СМИ, проведение рассылок по потенциальным участникам, создание сообществ в социальных сетях позволят в разы увеличить охват целевой аудитории и создать хороший резонанс в вашей отрасли.

 

В стандартный PR-пакет входят следующие услуги:

привлечение информационных партнеров и освещение мероприятия в СМИ,

организация публикаций в отраслевых печатных и электронных изданиях,

создание текстовых и графических материалов (пресс-релизов, анонсов, баннеров, листовок и так далее),

подготовка раздаточной продукции (информационные материалы и сувениры для участников мероприятия),

создание и продвижение сообществ в социальных сетях,

проведение email-рассылок,

анализ эффективности и отчет о результатах кампании.

Туристическая логистика

Согласитесь, что мероприятие – это не только доклады и участие в выставке. Для многих участников это еще и путешествие, и задача организатора – сделать его максимально комфортным и запоминающимся. Гостям хочется, чтобы их встретили в аэропорту, помогли сориентироваться в незнакомом месте, подобрали для них оптимальный вариант проживания. И, конечно, участники всегда с особым предвкушением ждут развлекательной программы, ведь именно на вечеринках и экскурсиях завязываются самые интересные знакомства и прочные деловые отношения. Задача организатора – предугадать желания участников и организовать сервис на высоком уровне.

 

Можете об этом не беспокоиться: у нас большой опыт по организации экскурсий, трансферов и выбору гостиниц. МАКО дружит со многими сервис-компаниями, которые предоставляют нам более выгодные цены. Таким образом, мы поможем вам качественно и не переплачивая выстроить туристическую логистику, в которую включены следующие услуги:

трансферы участников,

гостиничное размещение,

визовая поддержка,

транспортное обслуживание мероприятия, включая заказ авиабилетов,

экскурсионная программа,

организация банкетов, концертов и иных развлекательных мероприятий,

грузоперевозки.

 

Внимание: на данный тип услуг для компании «МАКО» действуют специальные скидки от партнеров!

Менеджмент ассоциаций

Если вы являетесь представителем ассоциации, включающей в себя различные компании или организации из одной отрасли, и члены ассоциации регулярно проводят внутренние встречи, корпоративные собрания и конференции, то услуга «Менеджмент ассоциаций» станет для вас настоящим решением проблемы планирования, бюджетирования и организации этих событий.

 

Опираясь на многолетний опыт работы с ассоциациями из самых разных сфер: медицины, химии, космической промышленности, государственных структур, мы сможем разработать для Вас индивидуальную программу проведения мероприятий, а также абонентского обслуживания Вашей структуры. В комплекс наших услуг по менеджменту ассоциаций входят:

анализ маркетинговых и бизнес-целей ассоциации,

ведение баз ассоциации и информационное обслуживание членов,

разработка и внедрение комплекса мер по привлечению новых членов,

PR и продвижение ассоциации,

бухгалтерское обслуживание,

предоставление системы скидок на услуги по организации мероприятий,

календарное планирование мероприятий,

разработка концепций для мероприятий,

комплексная организация и проведение мероприятий вашей ассоциации,

аналитика и периодичная отчетность.